In mijn vorige blogs over efficiënter werken heb ik het al gehad over de kracht van de Wet van Parkinson en het belang van efficiënte communicatie. Nu is het tijd om het over een andere essentiële strategie te hebben, of eigenlijk: automatiseren en uitbesteden (en daarna ook daadwerkelijk delegeren). In mijn GLI trainingen zit in de les over tijdmanagement bovenstaande afbeelding over Moet ik dit nu doen? Je kunt de klemtoon op elk woord leggen en daarmee veranderd de betekenis van de zin. Dit blog gaat over de IK in deze in. Ben jij degene die deze taak moet doen?
Als leefstijlcoach heb je vaak te maken met een overvloed aan taken die je tijd en energie kunnen opslurpen. Gelukkig zijn er manieren om deze taken te stroomlijnen en zelfs uit te besteden, zodat je je kunnen concentreren op de taken waar je wel blij van wordt. Laten we eens kijken naar hoe automatisering en uitbesteden/delegeren je kunnen helpen:
Het begint met inzichtelijk maken van wat je nu eigenlijk allemaal doet. En dan niet globaal, maar echt alles. Hou eens een week lang elke dag bij wat je doet. En check vervolgens de komende 3 weken dagelijks of er nog nieuwe taken zijn die je vergeten bent op te schrijven. Schrijf achter elke taak hoevaak je ze doet, en hoe lang je er over doet. Een saaie klus maar dit is echt een gevalletje doorzetten. Gewoon doen want dit gaat je echt heel tijd besparen.
Kijk na een maand naar je lijst. Wat zijn taken die je elke keer weer opnieuw doet? Elke dag/ week of zelfs maand? Voeg er vervolgens een kolom aan toe: hoeveel energie geeft deze taak mij? Geef het een cijfer van 1-10. Waarbij 1 een 100% energieslurper is, en een 10 een 100% energie gever. Een 5 is dus neutraal.
Je gaat natuurlijk als eerste aan de slag met alles onder de 5. Wat hiervan kun je automatiseren? Of uitbesteden?
Stap 1: Automatiseer routinetaken: Stel je voor dat je regelmatig facturen moet versturen naar je cliënten voor je diensten (hopelijk heel vaak ;-)). In plaats van elke factuur handmatig op te stellen en te verzenden, kun je gebruikmaken van software voor facturering die dit proces automatiseert. Hierdoor bespaar je niet alleen tijd, maar minimaliseer je ook de kans op fouten. Ik werk zelf al jaren met Moneybird en ben hier super blij mee. Alleen al dat ik facturen direct kan doormailen naar Moneybird scheelt me heel veel tijd. Je kunt standaard producten aanmaken zodat je heel snel een factuur kunt aanmaken. Maar je kunt ook facturen kopiëren klaar zetten op datum zodat je er niet meer over hoeft na te denken. Heel handig als je bijvoorbeeld 8 termijnen GLI bij de deelnemer zelf moet declareren (zoals bij Zilveren Kruis). Je verandert alleen de declaratie code en periode, en de rest gaat vanzelf. Echt heel handig. Je kunt Moneybird 120 dagen gratis uitproberen (ipv de standaard 60 dagen) als je deze “Vrienden van” link gebruikt. Automatiseer alles wat je kunt automatiseren en ga dan naar stap 2. Of al eerder als je niet weet HOE je bepaalde zaken zo slim mogelijk kunt automatiseren. Er zijn VA’s (virtual assistente, oftewel een secretaresse die voor jou vanuit haar eigen werkplek werkt) die dit elke dag doen en het veel sneller en slimmer kunnen oplossen dat jij houtje touwtje kunt bedenken.
En zoals ik al eerder schreef, kijk ook welk programma’s je hierbij kunnen helpen. Ik ben zelf groot fan van Trello om mijn taken te structureren en te automatiseren. En verder is Zapier ook geweldig om systemen aan elkaar te verbinden.
Stap 2: Uitbesteden/ Delegeren van taken: er zijn ook taken die je niet kunt automatiseren, en die je ook geen energie opleveren. Kijk dan wat je kunt uitbesteden. Ja dat kost geld, maar kijk eens wat het je gaat opleveren aan tijd en energie. De eerste stap is voor veel mensen een schoonmaakster. In de tijd dat zij voor € 15-20 per uur jouw huis poetst, kun je mooi andere dingen doen en aan je bedrijf werken.
Heb je dit al? Dan kun je kijken of een VA (virtual assisent) misschien iets voor je is. Van het bijhouden van je administratie (ook al mail je je facturen naar Moneybird, ze moeten nog steeds worden ingeboekt) tot het beantwoorden van je klantenservice e-mails. Er zullen voorlopig altijd mails zijn die je zelf moet beantwoorden, maar een heel deel kan vast ook door iemand anders worden gedaan als ze zijn ingewerkt. Dit geeft jou allemaal tijd om taken op te pakken die je energie én geld opleveren. En laten wel wel zijn, waarschijnlijk worden ze zelfs beter geholpen door iemand de het echt leuk vindt om te doen dan door jou als je al lang klaar bent met weer dezelfde vraag beantwoorden.
VA’s zijn superfijn om in te zetten voor technische klussen als het gaat om bv bouwen van funnels (automatische e-mails na bijvoorbeeld invullen formulier) tot het inrichten van je website. Ook plaatsen social media berichten, editen van een podcast etc zijn hele fijne taken om uit te besteden. Zeker als het jou nu heel veel tijd kost, of dat je er zelf niet eens aan begint omdat je zo opziet tegen de technische details. Superzonde, want dan leest niemand jouw briljante posts of hoort jouw geweldige inzichten en verhalen tijdens het wandelen.
Het belang van loslaten en vertrouwen:
Het kan eng zijn om taken uit handen te geven, vooral als je gewend bent om alles zelf te doen. Maar door taken te delegeren aan anderen en te vertrouwen op hun vaardigheden en expertise, kun je jezelf bevrijden om te focussen op de aspecten van je werk waar je het meest gepassioneerd over bent en waar je het meest effectief in bent. En nogmaals, het is maar de vraag of jij degene bent die bepaalde taken het beste kunt doen, ook als het je eigen bedrijf is.
Een VA is trouwens ook vaak een zz-per die je per uur in kunt huren. Je zit nergens aan vast en kunt gewoon kijken of het voor je werkt. Vaak is het wel voordeliger als je een pakket van een aantal uren per week/ maand afneemt. Afhankelijk van hoe gespecialiseerd een VA is, betaal je zo’n € 50- 70 per uur. Kijk goed welke taken je uit wilt besteden, en wat voor soort VA je dan nodig hebt. Leuk als iemand helemaal funnel expert is, maar als jij alleen je boekhouding wilt uitbesteden dan betaal je waarschijnlijk teveel.
Optimaliseren van processen:
Door regelmatig te evalueren welke taken kunnen worden geautomatiseerd of gedelegeerd, kun je jouw werkprocessen steeds verder optimaliseren. Dit stelt je in staat om steeds efficiënter te werken en meer tijd vrij te maken voor de taken die er echt toe doen. Een goede VA kan echt met je meedenken en jouw bedrijf veel gestroomlijnder maken.
GLI optimalisatie
Doe jij de GLI? dan valt daar vaak veel te optimaliseren omdat er veel administratie in zit. Handige tools om mee te werken zijn dan Calendly (zodat deelnemers zelf het 1 op 1 gesprek kunnen inplannen in jouw agenda op tijden die JOU uitkomen . Daarnaast is Monter Leefstijl heel handig om te gebruiken. Voor het bijhouden van de voortgang en aanwezigheid van je deelnemer, en voor het met 1 druk op de knop declareren. Maar het allerfijnste vind ik dat de verplichte vragenlijsten online staan. Hierdoor kan je deelnemer de vragen snel en veilig invullen. En kun je de resultaten met 1 druk op de knop verzenden naar het RIVM en de interventie eigenaren. En dat scheelt je zoveel tijd!
Ook werken met de Mijn Leefstijl Academie kan je veel tijd opleveren: alles voor de lessen staat klaar voor de deelnemer, en voor jou staan lesplannen klaar. Je kunt hier een demo aanvragen om te zien hoe het werkt. In mijn e-book over Plan jouw CooL groep vind je nog veel meer tips over hoe je efficiënter je GLI groep plant. Als je die nog niet hebt, kun je hem hier aanvragen.
Er zijn natuurlijk nog veel meer manieren om te automatiseren en uitbesteden. Hoe meer je dit doet, hoe meer je tijd over houdt voor alle zaken die je wel tijd, energie en geld opleveren.
Wat zijn jouw ervaringen met automatisering en uitbesteden/delegeren als leefstijlcoach? Deel ze gerust in de reacties!
