Ken jij de wet van Parkinson? Die wet luidt als volgt: werk breidt zich uit tot de tijd die je ervoor beschikbaar hebt. Heb je 4 uur de tijd om een bepaald klusje te doen, dan zal het ook vier uur duren. Het je minder tijd, dan kost het je ook minder tijd. Dit was een belangrijke eye opener voor mij, toen ik hier voor het eerst van hoorde.
Toen ik net begon als coach, had ik alle tijd van de wereld. Ik had er geen baan naast, dus had ik 40 uur om met het opbouwen van mijn praktijk bezig te zijn. Toen ik mijn eerste CooL groep begon, kreeg ik het ineens razend druk. Voor mijn gevoel dan. Ik had 15 deelnemers die ik grofweg 1x per maand zag en toch was ik er de hele dag mee bezig. Toen groep 2 en 3 ook startten en tegelijkertijd corona uitbrak en mijn kids thuis kwamen te zitten, raakte ik enigszins in paniek. Hoe kon ik dat in hemelsnaam allemaal combineren? Ik was immers met 1 groep al zo druk. Ik ben toen in de wereld van tijdmanagement gedoken en kwam de wet van Parkinson tegen. Zoals gezegd een eye opener. Ik moest bepaalde taken gewoon veel minder tijd geven. En grappig genoeg, werkt dat ook echt!
Je kunt je tijd maar 1x uitgeven. En tijd gaat altijd op. Ik ben daarom kritisch gaan kijken naar wat ik allemaal deed en wanneer ik dat deed. Als eerste naar de tijdstippen. We hebben allemaal tijdstippen op een dag waarop we productiever zijn en minder productief. Vroeg in de ochtend ben ik bijvoorbeeld fris en heb ik meer energie dan aan het einde van de dag. Als je weet hoe jezelf en je energie in elkaar steekt, kun je daar rekening mee houden. Zo plan ik zelf voor 11 uur liever geen afspraken in. De tijd hiervoor zijn namelijk mijn “gouden uren”. En die uren wil ik aan mijn bedrijf besteden. Ik hou dan zogenaamde focusuurtjes. Ik probeer niet in mijn mail te kijken, leg mijn telefoon weg en gebruik die tijd om te schrijven. Produceren in plaats van consumeren. Probeer elke dag twee van dit soort focus uren in te lassen en je zult zoveel meer gedaan krijgen. Dit zijn 2 tips in 1: Ken je Gouden uren en hou focus uren.
En dan is de tijd erna voor de rest van de wereld. Voor afspraken, de inbox en mijn oneindige to do lijst. Ik probeer verder mijn dagen zoveel mogelijk in thema’s in te delen: dagen of dagdelen voor marketing, voor de BLCN en voor het runnen van mijn bedrijf. Afspraken plan ik zoveel mogelijk in blokken omdat ik tussendoor vaak helemaal niet efficiënt ben. Ik plan ze zoveel mogelijk back to back, zodat ik mezelf ook beperk in hoeveel tijd iets mag kosten. Hoe ik dat doe lees je verderop hier in dit blog.
Vervolgens kun je kijken naar wat je allemaal doet en hoe je dat efficiënter kunt doen. Zet allereerst al je taken eens op een rijtje en kijk daarna of het ook anders geregeld kan worden, efficiënter wellicht. In deel 2 van deze serie lees je hier nog meer over. Voor alles wat met de inhoud van het CooL programma te maken had, ben ik mijn CooL academie gaan bouwen. Alle info op 1 plek en de deelnemer heeft zelf de regie. Niet langer presentaties en printjes mailen, heerlijk. Zo ontstond de Mijn Leefstijl Academie. Wil je weten hoe die eruit ziet? Je kunt hier de demo video aanvragen.
Een ander groot tijdlek bleek mijn agenda. Toen ik nog CooL deed had ik vijf groepen en met zo’n 75 deelnemers vielen er heel wat gesprekken te plannen. Bellen, heen en weer mailen, wat een gedoe. Bovendien was mijn agenda een soort gatenkaas geworden. Ik bedacht van tevoren wel wanneer ik 1 op 1 gesprekken en intakes wilde, maar zodra iemand aangaf dat dat tijdstip toch niet zo goed uitkwam, ging ik mee in hun planning. Uurtje eerder, uurtje later, toch ‘s avonds, echt veel grenzen had ik niet. Gevolg: ik was er letterlijk de hele dag mee bezig, omdat ik in een tussenuurtje ook tot weinig kwam.
Voor sommige soorten werk, vooral creatief werk heb je nou eenmaal hersenruimte nodig en dat lukt me niet als ik steeds maar een uurtje heb om er aan te werken.
Mijn grootste winst zat in het gaan werken met een online planner voor mijn afspraken. Ik gebruik hier Calendly voor. Nee, ik heb geen aandelen, maar ik ben er gewoon super enthousiast over. Ik bepaalde toen en nu zelf welke dagen en tijdstippen ik beschikbaar ben en stuur de deelnemers een link als ik mijn agenda heb bijgewerkt.
Superfijn is ook dat je mensen een keuze kunt geven hoe de afspraak plaats vindt. In mijn geval toen ik nog CooL deed: wandelend, in mijn praktijk of via zoom. De zoom link wordt ook nog direct meegestuurd én je kunt instellen dat er een dag van tevoren een reminder wordt gestuurd waardoor het aantal no-shows (oeps vergeten) drastisch omlaag ging.
Ik geef altijd aan dat, als er geen geschikt tijdstip bij zit, we wellicht iets anders kunnen plannen. Maar bij maximaal 5% van mijn afspraken wordt dat nu aangegeven. Heerlijk. Blijkbaar werkt hier weer een andere wet. Als er 10 tijdstippen gegeven worden, kies je gewoon 1. En dat is vaak prima.
Voordeel van met een afspraak tool werken is bovendien ook dat je op het afspraakformulier alvast wat vragen kunt stellen en mensen hun vraag aan jou kunnen stellen. Helemaal top, zo gebruiken we allebei onze tijd zo efficiënt mogelijk.
De moraal van het verhaal: kijk eerst naar het grote plaatje wanneer je agenda indeelt. Iets neemt zoveel tijd in als je het geeft. Bepaal je gouden uren en gebruik die om te produceren ipv consumeren en reageren. Deel je dagen vervolgens in blokken in waarin je werkzaamheden clustert. Zo hou je je focus en verlies je veel minder tijd.
En houden we dus tijd over voor andere zaken: mensen coachen naar meer gezondheid. Of voor onze eigen leefstijl: lekker wandelen met de hond bijvoorbeeld. Of zonder hond, dat kan natuurlijk ook. Ik ben heel benieuwd: wat is jouw grootste timesaver? Welk inzicht heeft jouw werkleven veranderd? Heel leuk als je het in een reactie met me wilt delen. Dit is het eerste blog van een serie van drie. Kijk hier of de andere blogs al online staan.
