Meer doen in minder tijd? Deel 2 van efficiënter werken voor leefstijlcoaches: communicatie

In het eerste blog van deze serie over efficiënter werken heb ik je kennis laten maken met de kracht van de Wet van Parkinson en hoe deze ons in staat stelt om onze tijd beter te beheren. In deel 2 van dit blog wil ik dieper ingaan op een ander essentieel aspect van effectief time-management voor leefstijlcoaches: communicatie. Je krijgt 5 tips om efficiënter te worden in je communicatie.

Als leefstijlcoaches hebben we voortdurend te maken met een stroom van communicatie – of het nu gaat om het plannen van afspraken met cliënten, het verstrekken van belangrijke informatie of het onderhouden van contacten met je relaties zoals verwijzers, collega’s, etc. Ik ga het in dit blog niet hebben over je communicatiestijl zelf, over aansluiten bij je coaches, etc. Ik ga ervan uit dat je als leefstijlcoach zelf wel weet wat jouw stijl is en hoe je dat zou kunnen veranderen mocht die nog niet efficiënt zijn. In dit blog lees je over hoe je het proces rondom communicatie in het algemeen kunt verbeteren.

Hoe gebruik je de systemen die je al hebt slimmer? En wie weet kan een ander of nieuw systeem je helpen. Hieronder volgen een aantal tips

1. Gebruik je mailprogramma slim: Stel je voor dat je regelmatig dezelfde informatie moet verstrekken aan nieuwe cliënten, zoals wat jouw coachingstraject inhoudt en welke documenten ze moeten meenemen naar een intakegesprek. In plaats van deze informatie telkens opnieuw te typen, kun je een e-mailsjabloon maken met alle benodigde details en deze met slechts één klik verzenden. In elk mail programma heet het anders, in Outlook doe je dit bijvoorbeeld met handtekening. Zorg dat je voor elke soort vraag die je steeds opnieuw moet beantwoorden een standaardtekst klaar hebt staan. Lekker efficiënt en minder geestdodend dan elke keer hetzelfde te moeten typen.
2. Gebruik je website slim(mer): Als je steeds weer dezelfde vragen moet beantwoorden in je mail, aan de telefoon of in een gesprek, dan kan dat handiger en efficiënter. Maak bijvoorbeeld een goede landingspagina met alle info over je product. Zeg dat je de GLI doet. Zet alle info bij elkaar op deze pagina, en beantwoord veel gestelde vragen zo goed mogelijk. Krijg je dan een vraag, dan verwijs je naar deze pagina. Je kunt ook standaard in de bevestig van bijvoorbeeld de intake een linkje meesturen naar deze pagina. Vraag vriendelijk of mensen deze pagina van te voren willen lezen. Dat scheelt jullie allebei tijd. Een goede FAQ pagina op je website is sowieso een goed idee. Je hoeft echt niet bang te zijn dat je ideale klanten verliest als je hier al veel informatie geeft. In deze tijd bereiden we ons graag goed voor, en het internet is daar perfect voor. Denk maar eens hoeveel je zelf bereid bent om te lezen als je op zoek bent naar iets wat echt belangrijk voor je is zoals een opleiding, vakantie of coachingstraject. En stiekem besteden we ook veel te veel tijd online om info te lezen van spullen en vakanties die we toch nooit gaan kopen :-).
3. Opvolgingssystemen: Stel je voor dat een cliënt een vraag heeft gesteld waarop je moet terugkomen. In plaats van het te vergeten of het uit te stellen, kun je een systeem opzetten om deze vragen bij te houden en regelmatig te controleren of je ze hebt beantwoord. Dit kan zo eenvoudig zijn als het bijhouden van een lijst in een notitie-app. Wat ook een heel handige tool is, is Trello. Met een gratis account kom je al heel erg ver komen. Hier kun je heel gemakkelijk workflows maken, inclusief notificatie. Super efficiënt en handig. Mocht je nog beter willen worden in Trello dan is de training van Shelley Barendegt van HashtagLifegoals echt een aanrader.
4. Grenzen stellen en verwachtingen beheren: Laten we zeggen dat je een cliënt hebt die regelmatig buiten kantooruren om contact met je opneemt. In plaats van altijd direct te reageren, kun je duidelijke grenzen stellen over wanneer je beschikbaar bent voor communicatie en wat voor reactietijd redelijk is. Bijvoorbeeld door te zeggen: “Ik ben beschikbaar voor vragen van maandag tot en met vrijdag tussen 9.00 en 17.00 uur. Buiten deze tijden zal ik uw bericht zo snel mogelijk beantwoorden tijdens mijn volgende beschikbare werkdag.”
5. Een zakelijk nummer kan ook hier ook handig voor zijn. Er zijn telefoons waar je een 2e E-sim op kunt zetten. Hierdoor hoef je maar 1 telefoon mee te nemen, maar kun je wel bv een zakelijke whatsapp instellen met automatische meldingen. Voor in het weekend, op vakantie etc. Sowieso is een zakelijk nummer heel prettig omdat je dit nummer ook helemaal uit kunt zetten op het moment dat jij niet gestoord wilt worden. Dus niet alleen efficiënt, maar ook nog eens goed voor je eigen rust en leefstijl. Werk en privé lopen nét iets minder in elkaar over, en voor de meeste zz-pers die ik ken is dat heel fijn.

Door deze tips toe te passen, kun je je communicatie als leefstijlcoach effectiever en efficiënter maken, waardoor je meer tijd overhoudt voor hetgeen waar het echt om draait: het coachen van mensen naar een gezondere leefstijl. En zo maken we samen Nederland stapje voor stapje gezonder.

Wat zijn jouw ervaringen met effectiever en efficiënter communiceren als leefstijlcoach? Heb je nog een tip voor me die ik nog niet genoemd heb? Deel ze gerust in de reacties!