Ken jij de wet van Parkinson? Die wet luidt als volgt: werk breidt zich uit tot de tijd die je ervoor beschikbaar hebt.

Heb je 4 uur de tijd om een bepaald klusje te doen, dan zal het ook vier uur duren. Dit was een belangrijke eye opener voor mij, toen ik hier voor het eerst van hoorde.

Toen ik net begon als coach, had ik alle tijd van de wereld. Ik had er geen baan naast, dus had ik 40 uur om met het opbouwen van mijn praktijk bezig te zijn. Toen ik mijn eerste CooL groep begon, kreeg ik het ineens razend druk. Voor mijn gevoel dan. Ik had 15 klanten die ik grofweg 1x per maand zag en toch was ik er de hele dag mee bezig. Toen groep 2 en 3 ook startten en tegelijkertijd corona uitbrak en mijn kids thuis kwamen te zitten, raakte ik enigszins in paniek. Hoe kon ik dat in hemelsnaam allemaal combineren? Ik was immers met 1 groep al zo druk. Ik ben toen in de wereld van tijdmanagement gedoken en kwam de wet van Parkinson tegen. Zoals gezegd een eye opener. Ik moest bepaalde taken gewoon veel minder tijd geven. En grappig genoeg, werkt dat ook echt! 

Je kunt je tijd maar 1x uitgeven. En tijd gaat altijd op. Ik ben daarom kritisch gaan kijken naar wat ik allemaal deed. Per taak ben ik vervolgens gaan kijken of het ook anders kon. Voor alles wat met de inhoud van het CooL programma te maken had, ben ik mijn CooL academie gaan bouwen. Alle info op 1 plek en de deelnemer heeft zelf de regie. Niet langer presentaties en printjes mailen, heerlijk. Zo ontstond de Mijn Leefstijl op Recept Academie.

Een ander groot tijdlek bleek mijn agenda. Met drie CooL groepen en zo’n 40 deelnemers vielen er heel wat gesprekken te plannen. Bellen, heen en weer mailen, wat een gedoe. Bovendien was mijn agenda een soort gatenkaas geworden. Ik bedacht van tevoren wel wanneer ik 1op1 gesprekken en intakes wilde, maar zodra iemand aangaf dat dat tijdstip toch niet zo goed uitkwam, ging ik mee in hun planning. Uurtje eerder, uurtje later, toch ‘s avonds, echt veel grenzen had ik niet. Gevolg: ik was er letterlijk de hele dag mee bezig, omdat ik in een tussenuurtje ook tot weinig kwam.

Voor sommige soorten werk, vooral creatief werk zoals het maken van mijn CooL academie, heb je nou eenmaal hersenruimte nodig en dat lukt me niet als ik steeds maar een uurtje heb om er aan te werken. Daarnaast was ik ook nog eens veel tijd kwijt met het sturen van de link naar Zoom. 

Mijn grootste winst zat in het gaan werken met een online planner voor mijn afspraken. Ik gebruik hier Calendly voor. Nee, ik heb geen aandelen, maar ik ben er gewoon super enthousiast over. Ik bepaal nu zelf welke dagen en tijdstippen ik beschikbaar ben en stuur de deelnemers een link als ik mijn agenda heb bijgewerkt.

Superfijn is ook dat je mensen een keuze kunt geven hoe de afspraak plaats vindt. In mijn geval: wandelend, in mijn praktijk of via zoom. De zoom link wordt ook nog direct meegestuurd én je kunt instellen dat er een dag van tevoren een reminder wordt gestuurd waardoor het aantal no-shows (oeps vergeten) drastisch omlaag ging. 

Ik geef altijd aan dat als er geen geschikt tijdstip bij zit, we wellicht iets anders kunnen plannen. Maar bij maximaal 5% van mijn afspraken wordt dat nu aangegeven. Heerlijk. Blijkbaar werkt hier weer een andere wet. Als er 10 tijdstippen gegeven worden, kies je gewoon 1. En dat is vaak prima. 

Inmiddels gebruik ik mijn online tool ook voor het maken van de afspraken met coaches voor de online rondleiding van de Mijn Leefstijl op Recept Academie. Ik kan gelijk meer informatie meesturen en op het afspraak formulier kan de coach alvast wat vragen stellen die hij of zij in elk geval beantwoord wil zien. Helemaal top, zo gebruiken we allebei onze tijd zo efficiënt mogelijk. En houden we dus tijd over voor andere zaken: mensen coachen naar meer gezondheid. Of voor onze eigen leefstijl: lekker wandelen met de hond. Ik ben heel benieuwd: wat is jouw grootste timesaver? Welk inzicht heeft jouw werkleven veranderd? Heel leuk als je het in een reactie met me wilt delen.